CONFORMITE CLOUD Editeurs 2015/2016

« CONFORMITE CLOUD Editeurs 2015/2016 »
Les recommandations
du Conseil supérieur
de l’Ordre des experts-comptables

Préambule

Cette liste de recommandations est à destination des fournisseurs de solutions cloud (dénommés les destinataires) pour leur permettre d’affirmer leur engagement sur le respect de la liberté, de l’autonomie, de l’indépendance et de la sécurité des structures d’expertise comptable et de leurs données. Cette version ne concerne pas les seuls hébergeurs.

Elle est le résultat de la réflexion du groupe de travail de professionnels, membres de la commission innovation technologique, sous la responsabilité du Vice-Président de la commission Michel Bohdanowicz.

 

Article 1 : Engagements des destinataires

1        Liberté, autonomie, indépendance

1.1     Réversibilité

La réversibilité garantit à l’utilisateur du service la possibilité de changer de prestataire en récupérant ses données.

Aussi les destinataires s’engagent à :

  • exporter toutes les données, documents et fichiers de l’expert en format libre ASCII ou selon des standards du marché ;
  • permettre cette récupération immédiatement dossier par dossier, a minima ;
  • ne pas facturer de supplément pour le téléchargement dossier par dossier ;
  • permettre le retour en mode local, pendant les 3 mois suivant une souscription à l’offre cloud, pour les éditeurs proposant les deux modes d’exploitation de leurs solutions (local et cloud) ;
  • informer clairement, dès la signature du contrat, de la durée de conservation des données par le prestataire après la fin de celui-ci ;
  • informer obligatoirement et clairement dès la signature du contrat sur les services permettant de réexploiter les données après la fin du contrat (notamment en cas de contrôle fiscal).

1.2     Interopérabilité entre les solutions cloud

Le recours à des solutions cloud d’origines différentes nécessite que celles-ci communiquent entres elles au bénéfice de l’expérience-utilisateur.

Aussi les destinataires s’engagent :

  • sur l’existence de « web services » ou connecteurs entrants ou sortants avec d’autres solutions éditeurs ; ou sur la possibilité d’importer et d’exporter des données principales et clés de toutes les applications (avec information préalable sur les données concernées) ;
  • à informer les experts-comptables sur la politique de licences et de gestion de la compatibilité des versions de l’offre avec les différents logiciels bureautiques ;
  • à mettre en œuvre un SSO (single sign on) permettant une navigation sans ré-authentification entre les applications d’un même éditeur et à intégrer les nouvelles offres développées ou acquises dans ce dispositif.

1.3     Durée et nature d’engagement

Le choix d’une solution cloud pour son système d’information porte les mêmes engagements en termes de formation des collaborateurs, d’ingénierie de migration et d’organisation interne qu’une solution en mode local. Le cloud offre cependant de nouvelles perspectives d’usages ponctuels ou dynamiques selon la croissance ou décroissance du cabinet et la nature des clients. Ces éléments doivent être pris en compte dans la durée et la nature des engagements.

Aussi les destinataires s’engagent :

  • à ne pas imposer une durée d’abonnement de plus de 24 mois ;
  • à rendre adaptables les dispositions contractuelles (options à destination des clients, notamment) relatives à la durée et au nombre de licences ;
  • à limiter la durée de la tacite reconduction à 12 mois ;
  • à respecter un préavis de 6 mois pour dénoncer le contrat ;
  • proposer un processus de recettage permettant de marquer le début du contrat et à chaque évolution majeure de la prestation.

1.4     Accessibilité des données cabinet

Un des atouts du cloud réside dans la disponibilité des données dans le temps et l’espace, traduite par l’acronyme ATAWAD (Anytime, Anywhere, Anydevices).

 

Aussi les destinataires s’engagent à :

  • proposer la solution cloud en mode : ATAW (Anytime, Anywhere) et prévoir dans ses plans de développements d’atteindre le niveau ATAWAD ;
  • permettre au cabinet de mémoriser ponctuellement un dossier et le restaurer ultérieurement ;
  • donner l’accès aux sauvegardes du fournisseur et à leur historique en précisant les modalités pratiques et juridiques (dossier par dossier, globalement, période de consultation) dans le contrat ;
  • informer par avance des périodes d’indisponibilité programmées pour maintenance technique ;
  • conserver une traçabilité de la dernière modification réalisée et des accès collaborateurs.

1.5     Accessibilité aux données cabinet par les clients

Le cloud est la base de processus collaboratifs ou d’informations entre le cabinet et ses clients.

Aussi les destinataires s’engagent à :

  • s’interdire la consultation ou l’exploitation directe ou indirecte des données des clients du cabinet dans un strict respect du secret professionnel ;
  • tenir compte du fait que le cabinet doit pouvoir proposer à son client des accès distincts des droits du cabinet avec des droits différenciés pour les utilisateurs du client ;
  • permettre la gestion par le cabinet des périodes consultables par le client ;
  • offrir un accès ATAWAD en consultation ;
  • fournir une information claire pour le cabinet et son client sur l’origine des informations échangées avec celui-ci. (Le client a-t-il accès à la base de données du cabinet ou à une base dédiée et donc à sa fréquence de mise à jour) ;
  • conserver la traçabilité des accès des clients et de leur dernière modification réalisée ;
  • permettre un verrouillage de la saisie par le cabinet ;
  • fournir un support technique aux utilisateurs ;
  • proposer une interface spécifique pour le client en saisie et en restitution (tableaux de bord…).

1.6     Confidentialité et propriété des données

Les enjeux de propriété des données sont plus prégnants dans les solutions cloud.

Aussi les destinataires s’engagent :

  • à respecter et faire respecter par leurs collaborateurs et leurs fournisseurs le secret professionnel des experts-comptables ;
  • à ne pas facturer directement le client du cabinet pour ses options sans l’accord de l’expert-comptable ;
  • à inscrire dans le contrat que la propriété des données est dévolu au cabinet ;
  • à ne pas diffuser ni exploiter les données des clients du cabinet.

2        Sécurité

La contrepartie du cloud est une plus grande vulnérabilité aux menaces de pertes et vols des données ou à l’indisponibilité des services. Les paragraphes suivants expriment les dispositifs devant être mis en œuvre par les destinataires pour garantir un minimum de sécurité aux cabinets.

2.1     Cryptage des données

  • Les destinataires s’engagent à utiliser un tunnel sécurisé entre le client et les serveurs du prestataire avec un cryptage 128 bits au minimum.

 

2.2     Sauvegardes des données par le prestataire

Les destinataires s’engagent à :

  • fournir une information claire dans le contrat à propos de la politique de sauvegarde et d’historisation ;
  • limiter à 4 heures maximum, après un incident, le plan de reprise d’activité, éventuellement sur un périmètre fonctionnel réduit ;
  • communiquer le taux minimum annuel de disponibilité du service cloud ;
  • indiquer dans le contrat le montant du plafond d’assurance responsabilité professionnelle ou d’une clause pénale en cas d’indisponibilité du service.

2.3     Sécurité physique des sites

  • Les destinataires s’engagent à proposer des data center sécurisés par certification ISO 27001 ou par une déclaration de conformité à un référentiel reconnu de sécurité des data center.

2.4     Localisation des données hébergées, responsabilités

Les destinataires s’engagent à :

  • ce que les données soient hébergées dans l’Union Européenne ou dans un pays avec qui la France a un accord de coopération fiscale. Cette règle est appliquée au serveur principal et à tous les dispositifs de secours ou secondaires. Elle est maintenue pendant toute la durée du contrat et adaptée selon les changements de la réglementation et des relations entre pays. Le client est informé des évolutions réalisées ;
  • ce qu’en cas de litige, seuls les tribunaux français soient compétents et le droit français soit applicable ;
  • informer les cabinets de la sous-traitance et d’éventuelles clauses de porte fort.

 

2.5     Authentification des utilisateurs

Les destinataires s’engagent à mettre en place :

  • une authentification avec gestion différenciée des droits d’accès ;
  • des procédures de révocation programmée et en cas d’urgence.

3        Garanties et données financières

Les destinataires s’engagent à :

  • mentionner dans le contrat les garanties et assurances proposées;
  • publier leurs données financières, notamment leur cotation Banque de France;
  • informer leurs clients en cas changement de contrôle (exclusif ou conjoint) ou d’influence notable (dans le sens de la norme IAS 28) et rendre possible la résiliation du contrat avec respect des délais de préavis prévus;
  • informer de l’existence d’un club utilisateurs d’experts-comptables.

Article 2 : Communication

Les destinataires de la présente liste sont autorisés à apposer sur leurs supports de communication leur engagement de respecter l’ensemble des recommandations du Conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables « Conformité cloud » suivi de l’année de validité.

Les destinataires bénéficieront par ailleurs de la promotion de la liste de recommandations « Conformité cloud » assurée par le Conseil supérieur.

 

Article 3 : Durée

Compte tenu des évolutions technologiques très rapides, cette liste de recommandations est valable jusqu’au 31 décembre 2016 dans la version actuelle.

Article 4 : Non-respect des engagements

Le Conseil Supérieur n’est pas responsable du non-respect par les destinataires de leurs engagements.

A cet égard, nous rappelons qu’il s’agit d’un engagement unilatéral de l’hébergeur pour une offre précisément nommée et en aucun cas d’un agrément ou d’une labélisation attribuée par le Conseil Supérieur.

Il se réserve toutefois le droit de demander à un destinataire des explications en cas de doute sur le respect d’une recommandation.

Cette demande devra être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception. Les explications du destinataire devront être communiquées au Conseil Supérieur par courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception ou de première présentation de la demande.

A défaut d’éléments d’explication permettant de garantir le respect de la recommandation en cause, le CSOEC informera le destinataire de son interdiction d’utiliser toute référence à la « Conformité Cloud Editeur » et de son retrait de la liste prévue à l’article 2 de la présente.

 

CONFORMITE CLOUD Hebergeurs 2015/2016

« CONFORMITE CLOUD Hébergeurs 2015/2016 »
Les recommandations
du Conseil supérieur
de l’Ordre des experts-comptables

Préambule

Cette liste de recommandations est à destination des fournisseurs de solutions basées sur PAAS infogérées ouvertes à toutes solutions logicielles (dénommés les destinataires) pour leur permettre d’affirmer leur engagement sur le respect de la liberté, de l’autonomie, de l’indépendance et de la sécurité des structures d’expertise comptable et de leurs données.

Elle est le résultat de la réflexion du groupe de travail de professionnels, membres de la commission innovation technologique, sous la responsabilité du Vice-Président de la commission Michel Bohdanowicz.

 

 

Article 1 : Engagements des destinataires

1        Liberté, autonomie, indépendance

1.1     Réversibilité

La réversibilité garantit à l’utilisateur du service la possibilité de changer de prestataire en récupérant la totalité de ses données.

Aussi les destinataires s’engagent à :

  • a minima, à restituer la totalité des données (bases de données, fichiers bureautique, courriels, licences acquises, codes d’accès, etc…) dans leur forme d’origine et en conservant leurs arborescences ;
  • informer clairement sur la possibilité de récupérer les machines virtuelles pré-opérationnelles (sous réserve de l’acquisition éventuelle de licences complémentaires) ;
  • informer clairement sur la possibilité de récupérer un sous-système fonctionnel (messagerie, bureautique…) ;
  • informer clairement, dès la signature du contrat, de la durée de conservation des données par le prestataire après la fin de celui-ci ;
  • informer clairement dans le contrat l’existence d’une clause de collaboration avec le nouvel hébergeur.

1.2     Compatibilité entre les solutions cloud et étendue de l’offre

Il est précisé dans le contrat que les seules restrictions, à l’initiative de l’hébergeur, sur les ports, protocoles, URL utilisables et cryptage des données et logiciels hébergés sont celles liées à des risques de sécurité communément admis ou outils permettant une activité potentiellement illégale.

 

 

Aussi les destinataires s’engagent à donner une information claire dans le contrat sur :

  • la liste des restrictions connues à la signature et publications de leurs mises à jour régulières ;
  • d’éventuelles conditions particulières concernant l’hébergement de logiciels nécessitant des ressources supplémentaires ;
  • la possibilité de mettre en place une liaison sécurisée (https, ftps, sftp, vpn, as2, etc…) avec des ressources extérieures à la plateforme ;
  • l’existence d’une solution bureautique ;
  • l’existence d’une authentification unique ;
  • la possibilité d’installer une signature électronique de niveau RGS** ou plus ;
  • les tarifs liés à la volumétrie : données stockées, données échangées, nombre d’utilisateurs.

1.3     Durée et nature d’engagement

Aussi les destinataires s’engagent à :

  • ne pas imposer une durée d’abonnement supérieure à 24 mois ;
  • prévoir une clause de tacite reconduction par période de 12 mois maximum ;
  • ne pas imposer un délai de préavis de plus de 3 mois en cas de dénonciation du contrat par le client ;
  • respecter un préavis de 6 mois minimum pour dénoncer le contrat (pour tenir compte de la durée de la période fiscale des cabinets) ;
  • proposer un processus de recettage permettant de marquer le début du contrat et à chaque évolution majeure de la prestation.

 

 

1.4     Accessibilité des données cabinet

Un des atouts du cloud réside dans la disponibilité des données dans le temps et l’espace, traduite par l’acronyme ATAWAD (Anytime, Anywhere, Anydevices).

Aussi les destinataires s’engagent à :

  • offrir un accès ATAWAD « Anytime, Anywhere, Any Device » ;
  • donner l’accès aux sauvegardes du prestataire et à leur historique directement ou sur demande avec indication des coûts éventuels ;
  • ne pas programmer de maintenances techniques entrainant une indisponibilité du service pendant la plage horaire 8h00 / 20h00 du lundi au samedi.

1.5     Confidentialité et propriété des données

Les enjeux de propriété des données sont plus prégnants dans les solutions cloud.

Aussi les hébergeurs s’engagent à :

  • respecter et faire respecter par leurs collaborateurs et leurs fournisseurs le secret professionnel des experts-comptables ;
  • mettre en place des procédures pour assurer la non diffusion, non exploitation et non consultation des données par lui-même, son personnel, ses prestataires et les tiers non autorisés.

2        Sécurité

La contrepartie du cloud est une plus grande vulnérabilité aux menaces de pertes et vols des données ou à l’indisponibilité des services. Les paragraphes suivants expriment les dispositifs devant être mis en œuvre par les destinataires pour garantir un minimum de sécurité aux cabinets.

 

 

2.1         Cryptage des données

  • Les destinataires s’engagent à utiliser un tunnel sécurisé par un cryptage de minimum 128 bits (VPN, SSL, HTTPS, …).

2.2         Sauvegarde des données par le prestataire

Les destinataires s’engagent à :

  • effectuer une sauvegarde quotidienne conservée sur 45 jours glissants ;
  • limiter à 4 heures maximum, après un incident, le plan de reprise d’activité ;
  • limiter à 16 heures maximum les indisponibilités du service cumulée / an ;
  • mettre en place des procédures permettant la continuité d’activité et/ou la reprise d’activité ;
  • informer clairement sur la clause pénale en cas d’indisponibilité supérieure aux engagements de disponibilité

2.3         Sécurité physique des données

  • Les destinataires s’engagent à proposer des data center sécurisés par certification ISO 27001.

2.4         Localisation des données hébergées, responsabilités

Les destinataires s’engagent à :

  • ce que les données soient hébergées dans l’Union Européenne ou dans un pays avec qui la France a un accord de coopération fiscale. Cette règle est appliquée au serveur principal et à tous les dispositifs de secours ou secondaires. Elle est maintenue pendant toute la durée du contrat et adaptée selon les changements de la réglementation et des relations entre pays. Le client est informé des évolutions réalisées ;
  • ce qu’en cas de litige, seuls les tribunaux français soient compétents et le droit français soit applicable.

2.5         Authentification des utilisateurs

Les destinataires s’engagent à mettre en place :

  • une authentification avec gestion différenciée des droits d’accès ;
  • des procédures de révocation programmée et en cas d’urgence.

3        Garanties et données financières

Les destinataires s’engagent à :

  • mentionner dans le contrat les garanties et assurances proposées ;
  • communiquer sur demande du client leurs données financières, notamment leur cotation Banque de France ;
  • informer leurs clients en cas changement de contrôle (exclusif ou conjoint) ou d’influence notable (dans le sens de la norme IAS 28) et rendre possible la résiliation du contrat avec respect des délais de préavis prévus avec information préalable d’une éventuelle pénalité applicable au cabinet en cas d’exercice de son droit de résiliation. Cette pénalité ne pourra pas dépasser 25 % du montant des mensualités restant dues jusqu’à la fin du contrat ;
  • indiquer dans le contrat le montant du plafond d’assurance responsabilité professionnelle et d’une clause pénale en cas d’indisponibilité du service.

Article 2 : Communication

Les destinataires de la présente liste sont autorisés à apposer sur leurs supports de communication leur engagement de respecter l’ensemble des recommandations du CSOEC « Conformité Cloud Hébergeurs » suivi de l’année de validité.

Les destinataires bénéficieront par ailleurs de la promotion de la liste de recommandations « Conformité Cloud Hébergeurs » assurée par le Conseil Supérieur.

Article 3 : Durée

Compte tenu des évolutions technologiques très rapides, cette liste de recommandations est valable jusqu’au 31 décembre 2016 dans la version actuelle.

Article 4 : Non-respect des engagements

Le Conseil Supérieur n’est pas responsable du non-respect par les destinataires de leurs engagements.

A cet égard, nous rappelons qu’il s’agit d’un engagement unilatéral de l’hébergeur pour une offre précisément nommée et en aucun cas d’un agrément ou d’une labélisation attribuée par le Conseil Supérieur.

Il se réserve toutefois le droit de demander à un destinataire des explications en cas de doute sur le respect d’une recommandation.

Cette demande devra être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception. Les explications du destinataire devront être communiquées au Conseil Supérieur par courrier recommandé avec accusé de réception dans un délai de 15 jours à compter de la date de réception ou de première présentation de la demande.

A défaut d’éléments d’explication permettant de garantir le respect de la recommandation en cause, le CSOEC informera le destinataire de son interdiction d’utiliser toute référence à la « Conformité Cloud Hébergeur » et de son retrait de la liste prévue à l’article 2 de la présente.

 

Conference cloud du congres des experts comptables 2015

Notre conference « Cloud : saisissez les opportunites et maitrisez les risques » au congres des experts comptables 2015 avec Philippe et Eric relayee par les medias …

Le cloud computing, ce n’est pas pour les cabinets qui auraient la tete dans les nuages

Coûts cachés, durée du contrat, réversibilité des données, accès off-line… Les cabinets comptables qui choisissent de recourir au cloud computing doivent être vigilants sur plusieurs points.

« Quand le contrat d’un fournisseur garantit que le cloud sera disponible 99 % du temps, cela ne va pas du tout. Car cela représente des jours de travail en moins », prévient Eric Pigal, consultant en informatique. « En gros, cela fait 4 jours d’arrêt par an », précise Philippe Muniesa, expert-comptable. « Et il faut prendre en compte la nature des heures d’indisponibilité. S’agit-il d’heures de nuit, d’heures ouvrées… ? », renchérit Michel Bohdanowicz, expert-comptable.

Changement de modèle économique pour les éditeurs comptables traditionnels

On voit dans cet exemple que le cabinet qui choisit de recourir à une solution de cloud computing doit être vigilant aux détails. C’est ce que ces trois intervenants ont illustré la semaine dernière lors du congrès annuel des experts-comptables. La durée du contrat fait partie des points délicats que les cabinets ont intérêt à prendre en compte. « Dans notre profession, il y a un problème lié au modèle économique de nos éditeurs de logiciels traditionnels, lance Michel Bohdanowicz, vice-président de la commission innovation technologique du CSOEC. En gros, ils essaient de vous remettre le modèle traditionnel dans le cloud. Exemple : avant, un éditeur traditionnel vendait un serveur et des licences pour un coût qui pouvait représenter 30000 euros la 1ère année. Puis, vous deviez payer une maintenance de 5000 euros par an de la 2ème à la 5ème année, poursuit-il. La facture sur 5 ans s’élevait donc à 50000 euros avec 70 % de la somme perçue au bout des deux 1ères années. Dans un modèle économique de cloud computing, l’éditeur propose une facturation à coûts constants, c’est-à-dire 10000 euros par an dans cet exemple. Sauf que l’éditeur a touché beaucoup moins à l’issue des deux premières années que dans le modèle classique. C’est pourquoi les acteurs traditionnels essaient de vous faire signer un contrat le plus long possible. Vous devez donc faire attention », résume-t-il.

Contrat revendu à une société de financement

Les problèmes de durée de contrat ne sont pas nécessairement nouveaux. « Il y a quelques années, une société de sauvegarde en ligne a fait pleurer beaucoup d’experts-comptables sur la liste de diffusion Union des libéraux, rapporte Michel Bohdanowicz. Bien que mécontents de la prestation au bout d’un an, ils ne pouvaient interrompre leur contrat signé pour 5 ans car le prestataire l’avait vendu à une société de financement. Conséquence : l’argent est restée dû à cette société, que la prestation ait été réalisée ou non », alerte-t-il.

Prévoir un accès adapté à l’usage

Autre particularité du cloud computing, la nécessité de disposer d’un accès à internet pour se connecter aux applications et aux données. Cela peut poser un problème aux utilisateurs très mobiles. « Si vous êtes dans le train, il n’y a pas toujours de connexion internet, ou alors elle n’est pas de bonne qualité, prévient Eric Pigal. Dans l’avion, il n’y en a pas du tout. Et si vous essayez de vous connecter dans une voiture, vous verrez que c’est très compliqué. Si vous vous trouvez souvent dans ces situations, il vous faudra une version off-line du logiciel pour travailler », conseille-t-il.

Ce problème d’accès à internet peut aussi se manifester, certes occasionnellement, au cabinet comptable. « On peut penser qu’en prenant deux connexions ADSL de fournisseurs d’accès différents, l’une chez Orange et l’autre chez Free par exemple, le cabinet est tranquille, avance Michel Bohdanowicz. Sauf qu’une tractopelle dans la rue peut très bien couper le câble électronique qui est utilisé par les deux connexions. C’est pourquoi il faut penser à la solution de dépannage de la 4G sur les téléphones », prévient-t-il.

Réversibilité des données

La réversibilité des données constitue un autre sujet sensible. « J’ai le cas d’un client qui a basculé ses mails dans le cloud, témoigne Eric Pigal. Le contrat initial était intéressant avec des économies à la clé. Mais au renouvellement, on s’est aperçu que cela devenait beaucoup plus cher. Le client a alors choisi de transférer tous ses mails vers un autre prestataire, OVH en l’occurrence, pour retrouver un tarif acceptable. Mais cela a été compliqué : il a fallu trois semaines pour basculer les courriers d’un fournisseur à l’autre et effectuer les tests. Le changement de fournisseur n’est pas du tout anodin », résume le consultant en informatique. Ce problème de l’accès aux données peut même devenir dramatique lorsque le fournisseur fait faillite. « Qu’est-ce qui se passe dans ce cas ? Qui est responsable des données et à qui appartiennent-elles ? », interroge Eric Pigal sans apporter de réponse.

Multi-périphériques

Aujourd’hui, les utilisateurs, y compris les entreprises et les cabinets, travaillent avec différents types de périphériques. Cette problématique doit être prise en considération pour choisir une solution de cloud computing même pour des applications comptables. « Si un prestataire vous dit que son application n’est pas disponible sur tablette, cela ne va pas, alerte Michel Bohdanowicz. Aujourd’hui, 50% des requêtes Google se réalisent sur tablettes ou sur smartphones », argumente-t-il. « L’enjeu n’est pas forcément de travailler dans le détail sur la comptabilité, nuance Philippe Muniesa. Avec un smartphone, c’est purement inenvisageable. Mais avec une tablette, il faut pouvoir au moins accéder aux données et aux états de synthèse », analyse-t-il.

D’autres mauvaises surprises peuvent se manifester avec le cloud. Si vous recourez à un cloud mutualisé, c’est à dire dont le serveur est utilisé par plusieurs cabinets, vous devez normalement en retirer les fruits tarifaires. « Mais il existe un éditeur de la profession comptable qui n’accepte pas d’héberger les applications d’autres éditeurs. Conséquence : cela peut vous entraîner des frais supplémentaires pour garder un serveur spécifique », prévient Michel Bohdanowicz.

Alors, le cloud computing est-il à prescrire ou à proscrire ? Il n’existe pas de réponse générale. « Il y a un phénomène de mode qui ne doit pas nous faire succomber à la tentation d’aller absolument vers ces solutions », prévient Philippe Muniesa. Un phénomène de mode qui n’est pas forcément porteur d’économies.

source : www.actuel-expert-comptable.fr

Philippe a gauche Michel a droite

Philippe a gauche Michel a droite mais au milieu ce n est pas Eric 😉

Le cloud et l organisation des cabinets

maj SEPTEMBRE 2015 : Nous allons sortir la version 2 du Guide pratique sur le bon usage du Cloud computing par les cabinets d’expertise comptable

Groupe de travail animé par un certain Michel Bohdanowicz

et au 70° congrès, avec mon ami Philippe M. nous animerons un atelier :

https://www.70.experts-comptables.com/Data/Sites/2/fichiers/P1C6-fiche-cloud.pdf

Atelier garanti sans éditeur et donc en toute indépendance .

JANVIER 2015 LE MONDE DU CHIFFRE :

Comment organiser son cabinet en fonction de sa stratégie ? Quelles compétences recruter ? Comment se positionner face à la concurrence croissante ? … Autant de questions auxquelles les intervenants des conférences du pôle « nos cabinets : s’adapter ou disparaître » ont répondu.

Des clés pour des équipes adaptées à l’évolution du cabinet

Rien ne pourra évoluer sans l’aide des collaborateurs. « Donner des clés et parler d’expériences », voilà l’objectif des quatre intervenants de la conférence « Comment adapter nos équipes à l’évolution du cabinet ? ».
« Le plus important est d’y aller chacun à son rythme », a rassuré Diane Berthet, associée au Pôle conseil en management d’un groupe d’audit, de conseil et d’expertise comptable. Tout d’abord, les dirigeants du cabinet doivent être convaincus de la nécessité de faire évoluer leur structure. Sans cette conviction, il est très difficile de sensibiliser les collaborateurs. Dès le départ, il est essentiel d’être transparent sur la situation du cabinet. « On a fait venir un consultant pour parler à toute l’équipe de l’état du marché, a souligné Nicolas Gauthier, associé d’un cabinet d’expertise comptable en Rhônes-Alpes. Ensuite, il faut déceler en interne les personnes voulant être sur les nouveaux dossiers ou recruter. « Apprenez à diversifier vos profils. Trouvez des candidats ayant des aptitudes à aller où vous voulez aller », a insisté Isabelle Cote, directrice associée dans un cabinet de conseil en recrutement. « Notre projet a été de se tourner vers un management et organisationnel. Nous avons recruté des profils atypiques qui ne venaient pas forcément de l’expertise comptable », a expliqué Loïc Delage, directeur du développement commercial dans une association d’expertise comptable. A la surprise générale de la salle, un témoignage en vidéo : Sylvie Brisson, directrice générale RH du Club Med. « Les collaborateurs heureux font des clients heureux. L’épanouissement et le bien-être au travail sont essentiels pour nous », a-t-elle souligné. Une entreprise qui a choisi de fonctionner en mode projet pour mobiliser les collaborateurs. « La communication est le fil conducteur. Soigner sa communication, c’est amorcer le changement », a terminé Diane Berthet.

Avoir une démarche professionnelle sur le conseil

Le chiffre d’affaires dans les missions traditionnelles baisse, le conseil devient une évidence. Comment faut-il procéder ? « On peut développer un positionnement conseil. Mais il faut le faire de façon professionnelle avec une posture permanente des équipes et avec restitution du suivi formalisée pour valoriser la prestation et structurer des offres adaptées à votre marché », a souligné Elisabeth Jaquin, secrétaire générale de réseau, lors de la conférence « le conseil est un vrai métier ! comment construire son offre ? ». La priorité est la satisfaction du client, demandeur d’un accompagnement personnalisé. Pour se lancer, une méthodologie est requise car ce métier est différent de l’expertise comptable. « Dans notre cursus, nous n’avons pas beaucoup de formation sur la structuration des offres et la conception de son projet de cabinet », a-t-elle remarqué. Il faut se dégager du temps pour avoir une écoute active auprès des clients afin de connaître leurs besoins. Un réflexe à prendre pour tout le cabinet. « L’implication commence par le collège d’associés et la direction », a ajouté Francis Berthon, expert-comptable. Dans le conseil, le carnet de commandes ne vient pas tout seul. « Dans cette activité, il faut avoir des équipes dédiées », a estimé Christophe Roure, expert-comptable associé. Dans le cabinet de Stéphane Lambert, un responsable du marketing a été recruté. Le conseil consiste à diagnostiquer une situation, à préconiser des solutions adaptées, à mettre en œuvre les actions pour accompagner le client et en mesurer les résultats. « Pourquoi ne pas envisager une structure dédiée ou une marque dédiée pour ces missions ? », a évoqué Mathieu Thiersé, mémorialiste chargé de la R&D dans un réseau. « Ne vous limitez pas. Demandez à vos clients de quoi ils ont besoin et voyez si vous êtes capables de leur donner le conseil, a insisté Patrick Goddard, expert-comptable associé. Après on est tous capables de nous former ».

Des recommandations à suivre à la lettre pour le Cloud

Confidentialité, réversibilité, interopérabilité, une tryptique à avoir en tête pour aborder le cloud. Plein d’humour dans leurs transitions, les intervenants de la conférence « Cloud : comment l’utiliser pour repenser l’organisation du cabinet et développer de nouvelles missions ? » ont insisté sur ces principes. « Le cloud est grosso modo un ensemble de traitements informatiques que vous faisiez avant en local et qui seront délocalisés sur un nuage de serveurs sur internet », a expliqué Michel Bohdanowicz, président du Comité veille et prospective du Conseil supérieur. « Le SaaS est l’ensemble où je loue, en même temps, une infrastructure, des serveurs et les applications qui permettent de faire fonctionner tous les logiciels de mon cabinet », a ajouté Jean Saphores, président de la commission Innovation technologique du Conseil supérieur. Avant de se lancer, le cabinet a intérêt à réaliser une cartographie de ses usages et répertorier ses logiciels. « Le cloud est un choix qui doit être fait comme n’importe quel choix informatique : l’expression des besoins, le coût, la connectivité, le mode locatif… », a expliqué Stéphane Gash, directeur des études informatiques au Conseil supérieur. Piloté par Jean Saphores et Michel Bohdanowicz, un groupe de travail a dégagé une liste de recommandations, téléchargeable sur le site internet du Conseil supérieur. « On veut que les éditeurs respectent tous les points », ont-ils insisté. En raison du secret professionnel de l’expert-comptable, la confidentialité doit être garantie. Autre principe, la réversibilité : permettre au cabinet de récupérer sa donnée mise en ligne afin de changer d’éditeur ou d’échanger avec d’autres produits. Cela doit être opéré selon des normes pour avoir des documents lisibles, échangeables et interopérables. « Il faut que votre éditeur accepte d’avoir des web service qui vous permettent de communiquer avec d’autres éditeurs », a averti Michel Bohdanowicz. Car le cloud suppose une organisation du cabinet repensée pour être interactif avec les clients.

L’implication de l’expert-comptable, clé d’un changement réussi

Pour être réalisé avec succès dans un cabinet, le changement nécessité organisation, planification et suivi des opérations. Mais il impose aussi et surtout une implication entière du dirigeant. La conférence proposant de détailler le cheminement « du projet d’entreprise au plan d’action du cabinet » – « une vraie aventure », aux dires des intervenants – a démontré toute l’importance de l’engagement de l’expert-comptable. Pour mener avec succès une transformation, il devra ainsi « être à l’écoute, en veille permanente, et avoir organisé sa disponibilité », relève Nicole Saunier-Gormezano, consultante auprès de la profession comptable. De même, il aura dû définir quelles étaient ses priorités personnelles et professionnelles. « Lorsqu’un plan d’action est mis en place, il doit être décliné en fonction de la vision qu’on se fait du cabinet, indique Philippe Veyret, expert-comptable. J’ai pour ma part toujours accordé une place importante à l’équilibre vie professionnelle-vie privée. »
Le rôle primordial joué par le responsable du cabinet se retrouve aux différentes étapes de l' »aventure » : définition de la stratégie, des priorités, puis du projet lui-même à trois ans, et du plan d’action à un an. Assurer un suivi des opérations est également un élément clé pour mener à bien le changement. C’est même l’une des conditions de réussite essentielles, au même titre que l’identification de collaborateurs « relais » au sein de l’organisation sur ce sujet, et que la nécessaire mesure de la progression vers les objectifs initialement fixés. Un management efficace des salariés est un autre impératif. Il implique notamment de ne pas négliger de célébrer « les petites victoires », afin de valoriser les réussites, mêmes mineures, et créer ainsi une dynamique de groupe positive.
Le Conseil supérieur a développé un nouveau module Performance pour accompagner le changement et a offert un pack sur ce thème à tous les congressistes.

Des cabinets entre défis et opportunités

Comme a fait l’économiste Nicolas Bouzou lors de la plénière d’ouverture, Ludovic Melot, consultant pour la profession comptable, a rappelé, lors de la conférence sur la « gestion de cainet », que les transformations en cours (économiques, réglementaires, technologiques…) représentaient, tout à la fois, un considérable défi mais aussi une « source d’opportunités » pour les experts-comptables. Le vaste tableau statistique qu’il a dressé de la profession a permis de saisir toute la force de cette ambivalence. « La profession tend à se cliver, a-t-il estimé. Davantage d’experts-comptables estiment que leur chiffre d’affaires a progressé quand, dans le même temps, une proportion croissante de la profession pense qu’il a baissé. » Les données statistiques mettent également en avant que la « rentabilité mettent également en avant que « rentabilité moyenne des cabinets diminue », souligne-t-il.
Pourtant, une autre étude souligne que les « cabinets sont plutôt optimistes », indique Ludovic Melot. Seul un tiers des organismes interrogés percevrait les évolutions réglementaires comme des menaces.
Alors que l’époque appelle les cabinets à reconsidérer leur stratégie économique, le consultant veut voir dans l’analyse d’une autre enquête, menée auprès des clients et non-clients, une source d’optimisme supplémentaire. « Ils font confiance aux experts-comptables et expriment des besoins qui correspondent quasiment toujours à des activités que ces derniers maîtrisent, notamment en matière de pilotage, d’accompagnement, de conseil », résume-t-il. Les clients ne savent toutefois pas toujours que leur expert-comptable peut proposer une grande variété de services qui répondraient à leurs attentes. D’où l’intérêt de communiquer sur l’ensemble des activités du cabinet pour développer des marchés à portée de main.

A chacun sa « com » et sa démarche commerciale !

L’idée a fait sourire les participants de la conférence « A chacun sa « com » et sa démarche commerciale ! ». Alors que les cabinets assurent avoir des difficultés à bénéficier d’articles dans la presse, Eric Hainault a trouvé une parade originale : « Je me suis auto-interviewé et ai posté le résultat sur internet, explique cet expert-comptable. Et l’opération a été un succès : mon contenu a été repris sur de nombreux réseaux ! »
Comme lui, de nombreux professionnels prennent conscience aujourd’hui de la nécessité de développer une stratégie de communication. Avec des solutions variables selon la taille du cabinet. Le web est bien sûr, en la matière, un terrain d’expression privilégié. Mais il a un inconvénient : il est chronophage. Comptez entre 5 et 6 heures par semaine pour assurer une présence efficace sur la toile, et tout particulièrement sur les réseaux sociaux. Un investissement qui peut être payant : nombre de témoignages assurent que lesdits réseaux facilitent la transformation de prospects en clients.
Le monde digitale n’a toutefois pas le monopole des nouvelles stratégies de communication. Et les fortunes des solutions numériques mises en place sont d’ailleurs diverses : si l’inscription (grauite) sur Google Maps apparaît comme une nécessité absolue, d’autres outils, comme le e-card pour les vœux, semblent en perte de vitesse. Dans le même temps, certains experts-comptables se montrent satisfaits de solutions plus traditionnelles. « Nous envoyons tous les ans un calendrier à nos clients, c’est une façon d’être présents dans leur entreprise au quotidien », note Alexis Garcia Zuniga.
Enfin, les cabinets plus importants peuvent décider de procéder au recrutement d’un salarié dédié à la communication et au marketing. « Les dirigeants ne trouvent pas toujours le temps à consacrer à ces questions, note Typhanie Guérin, responsable communication et marketing dans un cabinet. Internaliser ces compétences pourra donc être une bonne idée pour apporter notamment une méthodologie. »

De l’importance de communiquer sur son innovation

L’innovation repose souvent sur « la » bonne idée qui permet au cabinet de se démarquer. C’est celle qui pousse tel expert-comptable à mettre en œuvre un « outil de captation » des visiteurs de son site internet, tel autre à créer un pôle sectoriel viticulture au sein de son cabinet, au vu du potentiel représenté par la filière sur son territoire. Mais toutes les bonnes idées nécessitent également une communication efficace. La conférence organisée autour du thème des « pratiques managériales innovantes qui boostent les performances du cabinet » a montré combien cette « visibilité » était indispensable pour transformer l’essai de l’innovation. « Lorsqu’un cabinet se différencie de la concurrence, il est important qu’il développe dans le même temps son faire-savoir et son faire-valoir », relève Pascal Viaud, consultant et diplômé d’expertise comptable.

Une visibilité qui peut parfois s’acquérir grâce à la forme donnée aux pratiques innovantes elles-mêmes. Organiser des manifestations sortant de l’ordinaire peut être une solution (rencontres avec les clients autour du sport ou de la musique, actions de mécénat…). Réussir à créer un événement qui va offrir une importante visibilité en est une autre. C’est ce qu’a réussi à faire Thierry Denjean : le cabinet de cet expert-comptable peinait à attirer à lui les jeunes diplômés, il a donc organisé un concours à destination de plusieurs promotions d’étudiants avec, en jeu, des places VIP pour le tournoi de tennis de Roland Garros. Suite à cette initiative, le nombre de candidatures a été multiplié par cinq. Cerise sur le gâteau : plusieurs dizaines de « retombées presse » ont offert à son cabinet « une campagne publicitaire gratuite » dans les médias.

source : Nos cabinets : s’adapter ou disparaître